S'organiser pour réussir- La méthode GTD ou l'art de l'efficacité sans le stress

RÉSUMÉ :

Vous croulez sous vos listes de tâches au travail et à la maison ? La méthode

GTD (Getting Things Done, d’après le titre américain du livre) ou l’art de l’efficacité sans le stress est une méthode qui permet d’accroître vos capacités d’organisation, votre efficacité et votre créativité sans multiplier vos efforts.

Déjà appliquée dans les plus grandes entreprises internationales, elle peut transformer radicalement votre manière de vivre et de travailler. Son principe : votre efficacité est directement proportionnelle à votre capacité à vous détendre. Si votre esprit est clair et vos idées organisées, vous pouvez améliorer vos performances sans subir de stress.

Ce livre vous apprend à :

• réévaluer vos objectifs au fur et à mesure que les priorités changent

• vous débarrasser du sentiment d’être débordé, anxieux, stressé, impuissant…

• planifier et matérialiser vos projets

• accepter de ne pas pouvoir tout faire en même temps.

Pour être efficace, il est nécessaire d’avoir l’esprit clair comme de l’eau de roche ; pour cela il faut le désencombrer de toutes ses pensées parasites qui viennent nous distraire en permanence. Ceci est possible en plaçant dans un système externe automatisé toutes les choses que nous devons ou voulons faire, pour décharger notre cerveau de l’obligation d’y penser – chose qu’il fait mal, sans aucune gestion des priorités et sans la conscience du moment propice pour le faire. C’est la méthode GTD.

Par David Allen, 272 pages, publié en 2001. Titre original : Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity

Résumé et chronique de Getting Things Done – S’organiser pour réussir

Posons les choses tout de suite : la méthode GTD est célèbre aux États-unis, est un best-seller et de nombreuses ressources lui sont consacrées sur le web, que ce soit sous forme d’articles pour aider à l’implémenter  ou de logiciels pour l’accompagner (il en existe plus de quarante actuellement, pour toutes plateformes et dont la plupart sont gratuits !). J’ai également traduits différents articles sur son implémentation sur mon blog Habitudes Zen, ce qui m’a permis d’appréhender la méthode avant de lire S’organiser pour réussir.

David Allen, qui est consultant en gestion et productivité en entreprise depuis plus de 20 ans, commence en indiquant que le monde du travail a évolué et que les gestionnaires ont souvent une multitude de tâches à exécuter presque simultanément, et que même s’ils avaient leur vie entière à y consacrer, ils n’auraient sans doute pas le temps de les faire aussi bien qu’ils le voudraient.

De plus, de nombreuses organisations ont vues leurs frontières internes s’estomper, et leur efficacité repose sur une collaboration et une communication sans failles entre les différents services – nul ne peut plus se permettre d’ignorer un seul des innombrables mails circulant de service en service. Les cadres sont donc en général beaucoup plus polyvalents qu’autrefois. Cette évolution des organisations doit nécessairement être accompagnée par de nouveaux outils et de nouvelles méthodes de travail.

Imaginez ce que vous pourriez faire si vous pouviez choisir de vous consacrer pleinement à vos tâches, sans la moindre interruption, pensée parasite, rêverie et autre source de distraction, tout en restant détendu et en pleine possessions de vos moyens. Le rêve, non ? C’est possible.

David Allen propose avec la méthode GTD une manière d’avoir ce que les praticiens d’arts martiaux appellent « l’esprit comme l’eau » (Mizu-no-kokoro) ou les athlètes « la zone », un état d’esprit libéré de tout souci et entièrement focalisé sur l’objectif à atteindre. Il vous est sans doute déjà arrivé de vivre de tels moments. Étiez-vous alors performant, puis satisfait de vous-même et de vos accomplissements ?  David Allen vous propose un système pour rendre ces moments réguliers. Voyons comment.

S’organiser pour réussir : La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress

Première partie de S’organiser pour réussir : L’art de bien faire les choses

Chapitre 1 : Nouvelles réalités, nouvelles pratiques

« L’esprit comme l’eau » est donc l’état d’esprit idéal pour la quiétude et la performance. Mais cet état d’esprit est rare et nous sommes bien plus souvent stressés et distraits par de multiples choses qui brisent notre concentration et dispersent nos efforts.

Hors le stress provient des multiples engagements que nous nous sommes donnés et que nous n’avons pas encore tenus, du « il faut que je range le garage » à « je dois appeler Michel » à « je dois terminer le nouveau plan marketing » à « j’aimerai aller visiter Rome » à « je voudrai passer plus de temps avec ma famille ».

Vous avez probablement bien plus d’engagements que vous ne le pensez, hors toutes ces questions non résolues, de la plus importante à la plus futile, vous titillent constamment l’esprit et sont sources de frustrations et de culpabilité.

Voici un exercice pour y voir plus clair : prenez une feuille de papier et notez-y la situation ou le projet auquel vous pensez le plus en ce moment. Puis, décrivez en une seule phrase comment vous voudriez que l’affaire soit conclue. Cela peut être des phrases très simples comme « Prendre ces vacances en Espagne » ou « Résoudre la situation avec tel fournisseur ». Ensuite, décrivez la première action physique qui sera nécessaire pour faire avancer la situation. Tout simplement. Faites le maintenant.

Cela pourra être quelque chose comme :

• Espagne. Prendre ces vacances en Espagne. Allumer l’ordinateur et faire une recherche pour sélectionner une ville de destination.

ou

• Voiture. Faire la révision de la voiture. Appeler le garage pour prendre rendez-vous.

Vous l’avez fait ? Très bien. Comment vous sentez-vous ? Si vous réagissez comme la plupart des personnes, vous devriez vous sentir un petit plus confiant, détendu et concentré, et vous devriez être plus motivé pour vous attaquer à la situation à laquelle vous ne faisiez que penser jusqu’à présent.

Hors, si ce petit exercice a suscité une réaction positive chez vous, demandez-vous : Qu’est-ce qui a changé ? Qu’est-ce qui rendu ma perception plus positive ? En effet, d’un point de vue concret, la situation ne s’est guère améliorée. Mais vous avez défini l’évolution la plus favorable à la situation et la première action requise pour y parvenir. Tout cela en réfléchissant pendant deux minutes. C’est suffisant pour vous permettre de clarifier vos engagements, et c’est la source de la méthode GTD pour se libérer l’esprit et être plus efficace.

En effet, l’esprit reste préoccupé par toutes les choses que vous souhaitez différentes de ce qu’elles sont aujourd’hui si vous n’avez pas :

• Clarifié le résultat voulu
• Décidé de la première action à poser
• Noté un rappel du résultat voulu et de l’action requise dans un système fiable

Tant que vous n’aurez pas fait cela, vous laissez le soin à votre cerveau de s’attaquer continuellement aux problèmes qui vous préoccupent, tant que vous ne les aurez pas réglés ou abandonnés. Hors, le cerveau n’est vraiment pas notre allié le plus judicieux lorsqu’il s’agit de nous rappeler de ce que nous devons faire : il nous rappelle en général qu’il faut changer les piles de la lampe de poche quand celles-ci sont à plat, pas quand nous sommes au supermarché dans le rayon des piles ! Et il nous abreuve constamment de rappels à propos de nos engagements alors que nous sommes occupés à autre chose et que nous ne pouvons rien y faire. N’est-ce pas une énorme perte de temps et d’énergie ?

La méthode GTD permet de libérer le cerveau de la nécessité de penser (avec une mauvaise efficacité) à tous nos engagements. Pour cela il suffit de :

1. Recenser toutes les tâches que nous avons à accomplir – maintenant ou plus tard ou un jour – et les intégrer à un système cohérent et fiable.
2. Prendre sans délai des décisions à propos de toute nouvelle tâche qui nous incombe.

Avec l’esprit clair et désencombré, vous pourrez travailler plus efficacement et sans stress.

Chapitre 2 : Diriger votre vie : cinq étapes pour maîtriser le flux du travail

Il y a cinq étapes à parcourir pour gérer notre travail  :

1. Collecter les sujets qui retiennent l’attention

Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites préoccupations auxquelles il s’accroche, il faut être certain de les avoir toutes recensées, et vous devez être persuadé que vous reverrez cet inventaire dès que vous en aurez besoin.

C’est une étape longue, mais nécessaire. Il faut recenser la totalité des tâches incomplètes, puis les placer dans une boîte d’entrée. Ni plus ni moins. La boîte d’entrée peut revêtir différentes formes selon votre convenance, et elle accueillera ensuite toute nouvelle tâche. Elle est d’une importance primordiale, et, comme son nom l’indique, sera le point d’entrée de l’ensemble du système. Elle peut être aussi simple que cela :

Ou être sous forme électronique. Peu importe tant qu’elle collecte automatiquement toute les nouvelles tâches, que ce soit du courrier, des emails, des pensées, des projets…

2. Traiter le contenu des sujets et déterminer l’action qu’ils exigent
3. Organiser les actions concrètes à exécuter

David Allen propose un schéma simple d’action pour le traitement et l’organisation de toutes les tâches de votre boîte d’entrée (en bleu le traitement, en vert les actions d’organisation)

Ce schéma de fonctionnement vous permettra de traiter immédiatement toute nouvelle tâche en l’intégrant à votre système. Une règle à retenir qui peut décupler à elle seule votre efficacité : si une tâche demande moins de deux minutes pour être accomplie, faites la immédiatement.

4. Revoir les actions et évaluer les options

Noter sur votre calendrier que vous devez acheter du lait, c’est bien, s’en souvenir quand vous vous trouvez au magasin, c’est mieux. Voilà pourquoi il est important de revoir régulièrement l’ensemble de vos projets en instance. David Allen recommande de faire un examen hebdomadaire systématique qui permettra de valider la suite et de prendre du recul.

5. Agir en fonction des options choisies

Il s’agit d’accomplir les actions prévues en tenant en compte de ces quelques points.

1. Du contexte dans lequel vous êtes,
2. De votre disponibilité,
3. De votre niveau d’énergie (à combien l’évaluez-vous sur 10 ? Quel niveau d’énergie requiert la tâche ?)
4. Les priorités.

Chapitre 3 : Mettre en route des projets : les étapes de la planification de projet

Pour résumer, pour atteindre l’état de « l’esprit comme de l’eau », il faut compter sur ces éléments clés :

1. Des résultats clairement définis, et des premières actions pour s’en approcher
2. Des rappels (aide-mémoires) intégrés à un système fiable qui sera revu régulièrement

Ceci est l’approche horizontale, qui peut faire des merveilles une fois appliquée. Parfois, il faut une approche plus ciblée et plus rigoureuse pour canaliser un projet ou trouver une solution : c’est l’approche verticale.

Plutôt que d’utiliser des systèmes de gestion de projet compliqués comme le diagramme de Gantt ou des progiciels que seuls une poignée de spécialistes utilise correctement, David Allen préconise un mode de planification naturelle qui est tout simplement celle que nous utilisons au quotidien sans y penser et qui est selon lui la plus efficace. C’est celle que vous utiliserez par exemple pour organiser une sortie au restaurant avec des amis – projet qui est décomposée en une multitude d’actions simples qui doivent être fait dans un certain ordre et que vous faites sans y penser.

La planification naturelle se décompose en cinq étapes :

1. Définir les raisons et les principes. La question du « pourquoi » ne peut être éludée. Pourquoi faire cela ? Quel est le but recherché ?
2. Se représenter les résultats. Il est important de visualiser son objectif afin de pouvoir plus facilement se focaliser dessus et d’être motivé par son accomplissement.
3. Faire du brainstorming. Une fois que l’on connaît le résultat que l’on veut atteindre et pourquoi on veut l’atteindre, il faut déterminer le « comment ». Pour cela faire un brainstorming, en s’aidant par exemple d’une carte heuristique (mind map), permet de réfléchir posément à toutes les options possibles.
4. S’organiser. Une fois les idées et les actions trouvées, il faut les trier. Il faut également leur donner un ordre d’importance et un ordre chronologique, mettre au point les détails.
5. Déterminer les premières actions à exécuter. Cette règle que nous avons vu plus haut permet de ne plus avoir à se préoccuper des tâches à accomplir.

Deuxième partie de S’organiser pour réussir : Les pratiques de productivité sans stress

Chapitre 4 : Préparatifs : temps, espace et outils

La mise en œuvre de toute méthode est une question d’astuces. Même si vous n’appliquez pas complètement la méthode GTD, vous pouvez y glaner de nombreuses astuces qui vous seront utiles. Les astuces permettent de passer certaines actions en pilote automatique, en les déchargeant de notre moi intelligent pour les passer à notre moi non intelligent.

 

Par exemple, si vous avez emmené chez vous des dossiers que vous devez absolument rapporter au bureau le lendemain, vous les placez avant de vous coucher devant la porte d’entrée, car vous savez que votre moi du lendemain matin ne sera pas très réveillé et aura l’esprit brumeux. Avec cette astuce, vous ne pourrez pas oublier les dossiers, même si vous n’avez pas encore complètement émergé.

David Allen donne donc dans ce chapitre de nombreuses astuces relatives à la gestion du temps et de l’espace. Il convient en particulier de ne pas prendre son bureau pour une boîte d’entrée – comme c’est trop souvent le cas avec des bureaux qui disparaissent presque sous les monceaux de documents – et d’aménager de manière efficace et pertinente son espace de travail.

Chapitres 5 à 10 :

5 : La collecte : regroupez vos affaires en suspens

6 : Le traitement : vider votre boîte d’entrée

7 : L’organisation : établir les bonnes catégories

8 : L’examen : garantir la bonne marche du système

9 : L’action : faire les bons choix

10 : La planification verticale des projets

Dans ces six chapitres (chapitre 5 à 10), David Allen revient en détails sur les cinq étapes du chapitre 2 et sur l’approche verticale. Je ne les détaillerais donc pas ici, sachez juste qu’il détaille vraiment en profondeur chaque étape en proposant de nombreux outils, trucs et astuces pour nous aider à intégrer la méthode GTD.

Troisième partie : Les principes fondamentaux et leur impact

Chapitre 11 : L’impact des pratiques de collecte

L’application de la méthode GTD vous permettra non seulement de vous libérer l’esprit et d’être plus efficace, mais aura aussi de nombreuses répercussions positives sur le long terme, que David Allen a pu observer en 25 ans d’expérience.

Si les personnes qui vous entourent constatent que vous honorez systématiquement et efficacement les engagements que vous prenez avec elles, elles vous accorderont une confiance toute particulière. Améliorer votre efficacité améliorera donc également la qualité de vos relations personnelles et professionnelles.

Quelle est l’origine des émotions négatives, celles qui peuvent vous vider de votre énergie en vous plongeant dans l’angoisse ou la dépression ? Du fait que vous travaillez trop ? Non, vous aurez toujours trop de travail et vous le savez. Pensez à tout ce qui traîne dans votre boîte d’entrée ou vos tiroirs. De quoi s’agit-il ? D’engagements que vous avez pris avec vous-même.

Les sentiments négatifs que vous éprouvez naissent du simple fait que vous ne respectez pas ces engagements. Même si vous rangez cet engagement dans un coin de votre esprit et que vous l’oubliez, votre subconscient ne l’oubliera pas, lui, et ne vous rendra pas fier de vous. Ce sont les symptômes d’une estime de soi qui se désintègre.

Pour remédier à cela, il suffit de choisir l’une de ces trois solutions, consciemment, pour chacun de vos engagements :

1. Ne pas accepter l’engagement.
2. Respecter l’engagement.
3. Renégocier l’engagement.

Eh oui ! Il faut savoir refuser ou abandonner des engagements. Vous seriez bien plus heureux si vous étiez moins exigeant avec vous-même. Et moins débordé si vous ne vous imposiez pas autant d’obligations personnelles ou professionelles.

Même si vous ne souscrivez pas à cette logique, arrêtez d’accepter, comme l’a fait David Allen pendant longtemps, une quantité inimaginable d’engagements dans le seul but d’obtenir l’approbation des autres. Réfléchissez avant d’en assumer de nouveaux.

Imaginez également ce que serait une équipe où chacun pourrait se fier entièrement à l’autre en matière d’organisation et de gestion.

Quand un bateau est percé de trous et qu’on passe son temps à le vider de son eau, on en oublie de le diriger.

GTD permet de colmater les trous des organisations et des équipes afin de mieux les diriger.

Chapitre 12 : L’impact de la décision sur la première action

« Quelle est la première action ? »

Cette question, quand elle devient fondamentale et systématique, suscite un regain d’énergie et de productivité tant au niveau de l’individu qu’à celui des organisations.

Quelle que soit la tâche, le projet à effectuer, l’idée à concrétiser, demandez-vous toujours quelle est la première action à accomplir et définissez la. Cela vous forcera à réfléchir – souvent juste une poignée de minutes ou moins – et fera des merveilles.

Chapitre 13 : L’impact de la focalisation sur le résultat

Selon Stephen Snyder, spécialiste en approche holistique, il n’y a que deux problèmes dans la vie :

1. Vous savez ce que vous voulez, mais vous ne savez pas comment l’obtenir
2. Vous ne savez pas ce que vous voulez

Il n’y aurait alors que deux solutions :

1. Concrétiser
2. Imaginer

Visualiser le résultat que l’on souhaite obtenir de manière positive et se focaliser dessus est un excellent moyen de rester motivé et de concentrer ses efforts sur son objectif.

Résumé : Les 5 étapes de la méthode GTD – S’organiser pour réussir :

1. Enregistrez tout. Vos choses a faire, vos idées, vos tâches récurrentes, tout. Notez-les dans un carnet, une application pour les tâches, un agenda, tout ce que vous préférez utiliser pour vous organiser. GTD ne recommande pas d’utiliser un outil spécifique, mais ce que vous utilisez doit s’intégrer à votre flux normal. L’obstacle à son utilisation devrait être si insignifiant qu’il n’y aura aucune raison que vous disiez « je l’ajouterai à ma liste plus tard ». Vous voulez tout enregistrer dès que cela se produit, pour que vous n’ayez plus à y penser jusqu’à ce qu’il soit temps de le faire.
2. Clarifiez les choses que vous devez faire. Ne vous contentez pas d’écrire «Planifier mes vacances», décomposez-le en étapes concrètes pour que rien ne vous empêche de vous acquitter de cette tâche. Si vous pouvez faire quelque chose tout de suite et que vous avez le temps de le faire, faites-le. Si vous pouvez déléguer quelque chose, déléguez-le.
3. Organisez ces actions par catégorie et par priorité. Attribuez des dates d’échéance, dans la mesure du possible, et définissez des rappels afin que vous puissiez les suivre. Portez une attention particulière à la priorité de chaque action. Vous ne faites actuellement aucune des actions de votre liste, vous vous assurez simplement qu’ils sont dans la bonne catégorie pour plus tard, et vos rappels sont planifiés. En bref, c’est du temps de qualité que vous passez avec votre liste de tâches, votre boîte de réception et votre agenda.
4. Réfléchissez sur votre liste de tâches. D’abord, examinez vos tâches pour voir quelle devrait être votre prochaine action. C’est là que l’étape de clarification porte ses fruits, car vous devriez pouvoir choisir quelque chose que vous avez le temps et l’énergie de faire immédiatement. Si vous voyez quelque chose qui est si vague que vous savez que vous ne pourrez pas simplement le lire et le décomposer. Deuxièmement, examinez régulièrement votre liste de tâches pour voir où vous progressez, où vous devez ajuster vos priorités et déterminer comment le système fonctionne pour vous.
5. Mettez-vous au travail. Choisissez votre prochaine action et allez-y. Votre système est, pour l’instant, configuré pour vous faciliter la tâche. Vos tâches sont classées par priorité et classées par catégories. Vous savez sur quoi travailler et quand. Ils sont divisés en petits segmen

Conclusion sur « La méthode GTD – S’organiser pour réussir » :

GTD est à n’en pas douter un excellent système, complet et cohérent, pour traiter absolument tout en gardant un esprit serein et vide de toute pensée parasite. En théorie du moins.

S’organiser pour réussir illustre très bien la méthode GTD, et donne déjà de nombreuses idées pour améliorer sa productivité au quotidien avant même d’avoir appliqué les concepts de S’organiser pour réussir. Comme par exemple décider de la première action, faire toutes les choses qui demandent moins de deux minutes, ne pas prendre son bureau pour une boîte d’entrée. Elle est remarquable par son intelligence et sa praticité ;  reste à voir ce que donne son application concrète, et si celle-ci est facile à installer et à conserver. J’ai en tout cas très envie de l’essayer, et je vous ferai un compte-rendu d’ici quelques mois.

J’ai déjà appliqué un dérivé de la méthode GTD présentée dans S’organiser pour réussir pour ranger mon bureau et le résultat est remarquable : alors qu’auparavant mon bureau était ma boîte d’entrée et était périodiquement encombré de plusieurs piles de papier, il est à présent aussi vide que reposant. Il n’y a dessus que l’écran de l’ordinateur, le téléphone, un porte stylos, un bloc-notes et un dossier « A faire », qui fait office pour le moment de boîte d’entrée. Rien d’autre.

Ce simple fait me donne un regain d’énergie et de sérénité à chaque fois que je me rend au bureau, et pour toute la journée, alors qu’il a été extrêmement simple à mettre en place et à maintenir. Si le reste de la méthode GTD est comme cela, je n’ose imaginer le degré d’efficacité et de sérénité auquel je serai parvenu d’ici quelques mois. Stay tuned ! 😉

Je le recommande donc. S’organiser pour réussir est un vrai must-read. Et le simple fait qu’il ait fallu attendre 7 ans pour avoir une traduction française (publiée en 2008) montre à quel point nous Français avons un train de retard sur ce qui se passe aux États-Unis en matière de business, et à quel point il est important de pouvoir lire les livres sur le sujet directement en Anglais.

Autre chronique à ne pas rater si vous souffrez des effets de l’encombrement est notre article intitulé La magie du rangement. Vous allez y trouver un bestseller qui vous fait découvrir la méthode KonMari, une approche zen au rangement.

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